Banyak event terlihat megah di proposal, tapi “berdarah-darah” di belakang layar. Bukan karena klien pelit—melainkan karena anggaran dibuat tanpa logika operasional. Salah hitung sedikit saja, margin habis, vendor tidak terbayar tepat waktu, dan stres menumpuk menjelang hari-H.
Artikel ini bukan teori keuangan. Ini adalah cara berpikir event manager profesional saat menyusun dan mengontrol anggaran event.
Panduan
Mengapa Anggaran Event Harus Dihitung dengan Pendekatan Manajemen, Bukan Sekadar Estimasi
Anggaran event bukan daftar belanja. Ia adalah:
- alat pengambilan keputusan,
- alat kontrol risiko,
- dan alat komunikasi antara EO, klien, dan vendor.
Tanpa sistem anggaran yang jelas, event management akan berjalan reaktif.
Inilah alasan mengapa anggaran selalu menjadi bagian inti dalam Event Management.
Pola Dasar Anggaran Event yang Dipakai Profesional
EO berpengalaman tidak mulai dari “total dana”, tapi dari struktur biaya.
Secara umum, anggaran event dibagi menjadi 5 kelompok besar:
- Biaya pra-event
- Biaya produksi & teknis
- Biaya operasional hari-H
- Biaya SDM & manajemen
- Cadangan risiko & biaya tak terduga
Struktur ini memudahkan kontrol, bukan hanya perhitungan.
1. Identifikasi Jenis Event & Skala (Fondasi Anggaran)
Sebelum menghitung angka, jawab ini:
- Event internal atau publik?
- Berbayar atau non-berbayar?
- Indoor, outdoor, atau hybrid?
- Jumlah peserta realistis?
Anggaran seminar 100 orang tidak bisa disamakan dengan pelantikan organisasi atau event perusahaan, meskipun durasinya sama.
Relevan: Panduan Mengelola Seminar & Workshop
2. Rinci Biaya Pra-Event (Yang Sering Diremehkan)
Banyak pemula lupa bahwa biaya muncul sebelum hari-H.
Contoh biaya pra-event:
- Desain materi (banner, backdrop, slide)
- Promosi (iklan, cetak materi)
- Survey venue
- Technical meeting
- Transport awal vendor
Biaya ini jarang terlihat, tapi jika tidak dicatat, anggaran akan bocor tanpa terasa.
3. Hitung Biaya Produksi & Teknis Secara Detail
Ini biasanya porsi terbesar.
Komponen teknis utama:
- Sound system
- Proyektor / TV LED / LED videotron
- Lighting
- Panggung & rigging
- Kabel, distribusi listrik, cadangan daya
Kesalahan fatal: hanya menghitung alat, lupa biaya setup, operator, dan waktu kerja.
Di sinilah pengalaman lapangan menentukan akurasi anggaran.
4. Masukkan Biaya Operasional Hari-H Secara Realistis
Biaya operasional sering terlihat kecil, tapi jika dikumpulkan, nilainya signifikan.
Contoh:
- Konsumsi kru
- Air mineral
- Parkir & loading
- HT / alat komunikasi
- Meja registrasi
- ID card & signage
Artikel terkait: Panduan Manajemen Peserta & Registrasi Event
5. Hitung Biaya SDM & Manajemen (Jangan Gratisan Terus)
Event manager profesional menghitung waktu dan tenaga manusia.
SDM yang perlu dihitung:
- Event director
- Stage manager
- Floor crew
- Liaison officer
- Admin registrasi
- Tim dokumentasi
Jika biaya SDM selalu diabaikan, bisnis event tidak akan tumbuh sehat.
6. Sisipkan Anggaran Risiko & Biaya Tak Terduga
Ini pembeda EO amatir vs profesional.
Praktik umum:
- 5–10% dari total anggaran dialokasikan sebagai cadangan
- Digunakan untuk:
- overtime vendor
- perubahan teknis mendadak
- cuaca
- tambahan alat
Pendekatan ini sejalan dengan Manajemen Risiko dalam Event.
7. Teknik Mengontrol Anggaran agar Tidak Membengkak
Menghitung saja tidak cukup—harus dikontrol.
Teknik lapangan:
- Setiap perubahan harus berdampak ke anggaran
- Revisi konsep = revisi biaya
- Vendor tambahan = catatan anggaran baru
- Jangan setujui perubahan tanpa angka
Ini juga berkaitan erat dengan komunikasi yang rapi dengan vendor event.
8. Buat Versi Anggaran untuk Klien & Versi Internal
EO profesional tidak memakai satu versi anggaran.
- Versi klien: ringkas, transparan, fokus output
- Versi internal: detail, termasuk margin & risiko
Kesalahan pemula adalah mencampur keduanya.
9. Evaluasi Anggaran Setelah Event Selesai
Event selesai bukan akhir pengelolaan anggaran.
Evaluasi penting:
- Pos mana paling membengkak
- Biaya mana yang bisa dihemat
- Vendor mana paling efisien
- Apakah margin realistis
Evaluasi ini akan sangat membantu event berikutnya dan membuat anggaran semakin presisi.
Kesimpulan
Menghitung biaya dan anggaran event bukan soal pintar matematika, tapi soal cara berpikir sistematis. Dengan struktur yang benar, detail yang realistis, dan kontrol yang disiplin, anggaran tidak lagi menjadi sumber stres—melainkan alat kendali kesuksesan event.
EO yang kuat bukan yang paling murah, tapi yang paling siap secara anggaran.