Banyak event gagal bukan karena alat kurang atau venue tidak sesuai, tetapi karena rundown yang tidak realistis, tidak sinkron, dan sulit dieksekusi. Event profesional berdiri di atas satu dokumen utama: rundown yang rapi, terstruktur, dan mudah dipahami semua kru.
Jika rundown Anda berantakan, maka teknis, sesi pembicara, bahkan alur tamu VIP pasti ikut berantakan.
Artikel ini mengajarkan cara membuat rundown seperti EO profesional: detail, terukur, dan siap dipakai di lapangan.
Panduan
Apa Itu Rundown Acara?
Rundown adalah dokumen yang berisi urutan waktu, aktivitas, PIC, dan catatan teknis dari sebuah event. Ini adalah peta jalan (roadmap) agar semua tim bergerak dengan arah yang sama.
Rundown yang profesional selalu memiliki:
- Alur waktu yang realistis
- Tugas PIC yang jelas
- Konten yang tidak bertele-tele
- Catatan teknis yang mudah dipahami tim operational & FOH
Untuk dasar pengelolaan event, Anda bisa lihat artikel utama: Event Management Pekanbaru.
Mengapa Rundown Sangat Penting dalam Event Profesional?
1. Menjaga Durasi Acara Tetap Sesuai Jadwal
Tidak ada klien yang suka acara molor.
2. Mempermudah Koordinasi Tim & Vendor
Semua orang tahu kapan harus bekerja dan siapa yang bertanggung jawab.
3. Mencegah Kekacauan di Area Registrasi & FOH
Waktu registrasi, seating, dan penyambutan VIP harus dihitung tepat.
4. Menjadi Standar Operasional Event
Rundown adalah referensi utama MC, operator audio visual, usher, hingga event director.
Butuh SOP event? Lihat juga: SOP Event Management untuk Pemula.
Komponen Wajib dalam Rundown Profesional
Rundown event profesional tidak hanya berisi jam dan aktivitas, tetapi mencakup informasi teknis yang dibutuhkan semua kru.
Berikut struktur yang berlaku di industri:
1. Waktu (Timecode)
Kolom untuk jam mulai & selesai.
2. Detail Aktivitas
Apa aktivitasnya? Siapa yang tampil? Apa tujuannya?
3. PIC (Person in Charge)
Orang yang bertanggung jawab memastikan aktivitas berjalan.
4. Catatan Teknis
Termasuk:
- cue sound
- slide presentasi
- video open/bumper
- lighting
- transisi antar sesi
5. Buffer Time
Durasi cadangan untuk mengantisipasi perubahan di lapangan.
Cara Membuat Rundown Acara yang Profesional (Step-by-Step)
Paling tidak ada 7 point penting yang harus anda siapkan ketika anda ingin membuat rundown acara, walaupun bisa menyesuaikan sesuai dengan kebutuhan anda, bisa kurang atau bisa lebih juga.
1. Tentukan Tujuan Event
Tuliskan:
- siapa pesertanya
- apa target acara
- apa hasil yang diharapkan
Ini menentukan struktur rundown secara keseluruhan.
2. Buat Kerangka Utama (Main Flow)
Kerangka dasar rundown biasanya terdiri dari:
- Pre-Event
- Opening
- Main Event
- Closing
- Post-Event
Contoh main flow seminar:
- Registrasi
- Pembukaan MC
- Sambutan
- Sesi Materi 1
- Coffee Break
- Sesi Materi 2
- Tanya Jawab
- Penutup
Untuk detail event seminar, baca juga: Panduan Mengelola Seminar & Workshop.
3. Breakdown Setiap Aktivitas Menjadi Detail
Setiap aktivitas harus dijabarkan secara spesifik.
Contoh:
Aktivitas: Sambutan Direktur
Durasi: 10 menit
PIC: EO + Tim Protokol
Teknis: Mic wireless, spotlight, slide 1
Semakin detail, semakin mudah eksekusi di lapangan.
4. Pastikan Durasi Realistis
Kesalahan pemula:
- memberikan durasi yang terlalu mepet
- tidak memberi waktu transisi
- tidak menghitung waktu MC
Aturan umum EO profesional:
Tambahkan buffer 10–20% dari total durasi.
5. Buat Versi Rundown untuk Tim Teknis
Rundown MC dan rundown teknis (operator AV) selalu berbeda.
Rundown teknis harus menampilkan:
- cue audio
- slide keberapa
- video mana yang berjalan
- transisi visual
- lighting cue
Jenis event modern seperti hybrid perlu detail lebih banyak.
Lihat panduan: Cara Mengatur Event Hybrid (Online + Offline).
6. Finalisasi & Sinkronisasi dengan Semua Tim
Pastikan:
- MC
- vendor sound
- lighting
- layar LED / TV LED
- dokumentasi
- usher
- protokol VIP
…semua memahami rundown yang sama.
Lakukan minimal 1–2 kali koordinasi final.
7. Lakukan Rehearsal (Gladi Bersih)
Inilah momen untuk menemukan kesalahan kecil seperti:
- mic tidak berfungsi
- slide tidak sinkron
- transisi video macet
- MC melupakan cue tertentu
EO profesional selalu melakukan gladi bersih.
Untuk pencegahan masalah teknis, baca: Kesalahan Umum dalam Event & Cara Menghindarinya.
Contoh Rundown Acara Profesional (Short Version)
| Waktu | Aktivitas | PIC | Catatan Teknis |
|---|---|---|---|
| 07:00–08:00 | Registrasi Peserta | Usher | Musik ambient, TV LED menampilkan welcome slide |
| 08:00–08:10 | Pembukaan MC | MC | Mic wireless, spotlight |
| 08:10–08:20 | Sambutan Direktur | Protokol | Slide 1, cue lighting |
| 08:20–09:00 | Sesi Materi 1 | Speaker 1 | Slide deck A, clicker |
| 09:00–09:10 | Break | EO | Musik filler |
| 09:10–10:00 | Sesi Materi 2 | Speaker 2 | Slide deck B |
| 10:00–10:15 | Q&A | MC | Mic tambahan |
| 10:15–10:20 | Penutup | MC | Video closing |
Tips Profesional Membuat Rundown Agar Event “Nge-Flow”
1. Gunakan bahasa yang singkat & mudah dipahami tim
Jangan gunakan istilah rumit.
2. Selalu sertakan catatan teknis
Ini yang membedakan rundown pemula vs profesional.
3. Hindari aktivitas dengan durasi terlalu panjang
Pisahkan menjadi beberapa sesi.
4. Buat dua versi
- Rundown utama untuk klien & MC
- Rundown teknis untuk operator
5. Sediakan ruang untuk perubahan dadakan
Karena event tidak pernah 100% sesuai rencana.
Kesimpulan
Rundown adalah jantung sebuah event. Ketika Anda menyusun rundown secara profesional—detail, realistis, dan mudah dipahami seluruh tim—maka 70% kesuksesan event sudah berada di tangan Anda.
Dengan mengikuti panduan Premium Expert ini, Anda dapat membuat rundown:
✔ Lebih rapi
✔ Mudah dieksekusi
✔ Minim kesalahan teknis
✔ Memberikan pengalaman event yang lebih mulus