Cara Merencanakan Event Perusahaan dengan Efektif (Panduan Lengkap Step-by-Step)

Ingin membuat event perusahaan yang rapi, profesional, dan “wah”, tapi bingung mulai dari mana? Tenang. Event sukses bukan soal budget besar, tapi soal perencanaan yang tepat dari awal.

Dalam panduan ini, Anda akan belajar langkah-langkah lengkap untuk merencanakan event perusahaan — mulai dari riset, konsep acara, teknis, hingga evaluasi.
Ini adalah panduan premium, bukan teori buku. Cocok untuk:
✔ Event Organizer pemula
✔ Tim internal perusahaan
✔ Penyedia peralatan event (termasuk lighting, proyektor, TV, sound, laptop)
✔ Siapa pun yang ingin terlihat profesional saat meng-handle event

1. Menentukan Tujuan Event dengan Jelas

Kesalahan banyak perusahaan adalah langsung memilih venue atau vendor tanpa menetapkan tujuan utama event terlebih dahulu.

❌ Dampak tidak punya tujuan:

• Konsep event membingungkan
• Rundown tidak fokus
• Budget membengkak
• Konten presentasi tidak relevan
• Tim bekerja tanpa arah

✔ Solusi:

Tentukan tujuan yang SMART:

• Specific → Peluncuran produk baru
• Measurable → Target 300 peserta
• Achievable → Dengan budget Rp30 juta
• Realistic → Dilakukan indoor
• Time-bound → Tanggal 15 Januari

Jika ingin memahami peran event lebih dalam, baca Tujuan Event Management dalam Bisnis.
Lihat panduan dasarnya di Event Management Pekanbaru.

2. Memahami Profil Audiens Event

Event perusahaan selalu melibatkan audiens tertentu: karyawan, partner bisnis, klien VIP, investor, atau publik.

❌ Kesalahan umum:

• Semua audiens dianggap sama
• Konten tidak sesuai kebutuhan
• Acara terasa “kosong” dan tidak terarah

✔ Solusi:

Identifikasi audiens berdasarkan:

• Usia & jabatan
• Kebutuhan informasi
• Tingkat pendidikan
• Ekspektasi (formal/non-formal)
• Preferensi media (visual, audio, interaktif)

Contoh:

• Audiens internal → butuh suasana santai dan bonding
• Investor → harus formal dan rapi
• Publik → harus engaging & atraktif

3. Membuat Konsep Acara yang Kuat

Konsep adalah “nyawa” event. Tanpa konsep, event terasa membosankan.

Poin konsep yang harus dibuat:

• Tema acara
• Warna utama
• Mood (formal, premium, fun, youthful)
• Layout ruangan
• Flow acara umum
• Visual grafis & multimedia

Contoh:

Event perusahaan launching produk → konsep “Modern Tech Experience”
Elemen: warna biru & silver, backdrop minimalis, LED 3x4m, TV 55” di tiap sudut, sound clarity tinggi.

Lihat apa saja elemen penting yang harus ada di event → Elemen Event Management Modern.

4. Menyusun Timeline Perencanaan Event

Event perusahaan biasanya membutuhkan 30–90 hari persiapan, tergantung skalanya.

Timeline yang disarankan:

H-90 → Riset & Penetapan Tujuan

• Riset audiens
• Tentukan tujuan & outcome
• Bentuk tim inti

H-60 → Konsep & Proposal

• Buat konsep
• Buat estimasi budget
• Ajukan proposal ke manajemen

H-30 → Eksekusi Teknis

• Booking venue
• Booking vendor (TV, proyektor, sound, lighting)
• Desain grafis, undangan, materi presentasi

H-7 → Finalisasi

• Cek teknis
• Buat rundown final
• Briefing panitia

H-0 → Hari Acara

• Setup alat
• Running acara
• Kontrol operasional

Post Event

• Evaluasi
• Laporan
• Dokumentasi

5. Menentukan Budget Event Secara Tepat

Budget event harus dibagi berdasarkan prioritas, bukan asal “anggaran segini cukup”.

Kategori budget utama:

1. Venue & dekorasi (30–40%)
2. Teknis – TV, proyektor, sound, laptop, lighting (20–30%)
3. Konsumsi (10–20%)
4. Dokumentasi (10%)
5. Publikasi (5–15%)
6. Cadangan risiko (10%)

Sebagai penyedia peralatan, bagian teknis bisa jadi keunggulan Anda. Anda bisa selipkan portofolio seperti: “Pada event DPW & DPD PERKUSI, kami memasang 4 unit TV lengkap standing dan koneksi videotron untuk memastikan audiens nyaman melihat materi.

6. Menentukan Venue yang Tepat

Venue adalah elemen paling berpengaruh pada suasana event.

Faktor pemilihan venue:

• Kapasitas ruangan
• Lokasi strategis
• Akses parkir
• Kualitas AC
• Kualitas akustik sound
• Ketersediaan listrik memadai
• Tidak ada pantulan cahaya untuk layar proyektor
• Jarak antara panggung–audiens ideal

Kesalahan umum:

• Venue terlalu kecil → peserta sesak
• Venue kurang listrik → TV & proyektor mati
• Venue tidak akustik → suara echo

7. Menentukan Vendor Teknis yang Profesional

Vendor teknis yang buruk bisa menghancurkan citra event perusahaan.

Checklist memilih vendor teknis:

• Memiliki portofolio event corporate
• Ada backup alat
• Tim hadir minimal 2 jam sebelum acara
• Semua kabel rapi & aman
• Alat di-setting sesuai kebutuhan ruangan

Vendor profesional tidak hanya “menggelar alat”, tapi:

• memastikan konten tampil jelas,
• mengecek suara MC,
• menyesuaikan cahaya ruangan,
• dan siap trouble shooting.

Baca juga : Kesalahan Event dan Cara Menghindarinya.

8. Menyusun Rundown yang Realistis

Event perusahaan sering kompleks: ada sambutan, sesi materi, hiburan, launching, hingga sesi makan.

Rundown ideal:

• Tidak terlalu padat
• Ada buffer time
• Ada penanda sesi penting
• Dikoordinasikan dengan teknis & MC

Contoh layout rundown:

• 08:00 – Registrasi
• 08:30 – Pembukaan oleh MC
• 08:40 – Sambutan Direktur
• 08:55 – Video Company Profile (TV/LED)
• 09:10 – Presentasi utama
• 09:40 – Diskusi
• 10:00 – Break
• 10:15 – Sesi inti 2
• 11:30 – Penutup

9. Menyusun Checklist Persiapan Event

Checklist adalah alat untuk menghindari kelupaan.

Checklist mencakup:

• Alat teknis
• Dokumen
• Tim lapangan
• Logistik
• Konsumsi
• Transportasi
• Goodie bag

Penting anda ketahui : Checklist Lengkap Persiapan Event

10. Menjalankan Technical Meeting & Rehearsal

Event perusahaan yang profesional wajib menjalankan teknikal meeting dan rehearsal.

Hal yang dicek:

• Mic wireless
• Slide presentasi
• TV/proyektor tampil lancar
• Koneksi HDMI aman
• Sound tidak feedback
• Lighting tidak terlalu gelap
• MC paham flow

Rehearsal akan menurunkan risiko gagal hingga 70%.

11. Komunikasi Tim Menggunakan SOP

Agar tim tidak bekerja “asal-asalan”, setiap posisi wajib punya SOP.

Contoh SOP tim:

• MC
• Runner
• Operator laptop
• Teknisi TV/proyektor
• Dokumentasi
• PIC konsumsi
• PIC tamu VIP

👉 Internal link: SOP Event Management untuk Pemula

12. Monitoring Saat Acara Berlangsung

Event bukan hanya “persiapan → jalan”. Anda harus memonitor semua aspek.

Yang harus dipantau:

• Flow acara
• Antusiasme audiens
• Kualitas suara & visual
• Ketersediaan konsumsi
• Keamanan

Pastikan 1 orang menjadi Event Controller, bukan ikut lari-larian.

13. Evaluasi Setelah Event

Evaluasi penting agar event berikutnya lebih baik.

Checklist evaluasi:

• Apa yang berhasil?
• Apa yang gagal?
• Tim mana yang kurang siap?
• Apa kekurangan teknis?
• Bagaimana feedback peserta?
• Apa rekomendasi untuk event selanjutnya?

Evaluasi juga membantu memperkuat portofolio.

Kesimpulan

Perencanaan event perusahaan bukan hanya menyewa venue dan teknis, tapi membangun alur kerja yang terstruktur, mulai dari riset, konsep, teknis, timeline, hingga evaluasi.

Dengan mengikuti panduan ini, event Anda akan terlihat lebih profesional, minim risiko, dan jauh lebih efektif.