Anda boleh punya konsep event paling keren—tapi kalau komunikasi dengan vendor kacau, hasil akhir bisa berubah total. Salah brief sedikit saja, dekor bisa meleset, sound jadi jelek, atau timeline berantakan.
Di dunia event, komunikasi dengan vendor = separuh keberhasilan acara.
Artikel ini menyajikan strategi profesional yang biasa dipakai Event Manager berpengalaman agar vendor tetap on-track, tepat waktu, dan bekerja sesuai standar.
Panduan
1. Mulai dengan Scope of Work (SOW) yang Detail & Tidak Asumsi
Vendor tidak membaca pikiran Anda.
Maka, buat SOW jelas, minimal berisi:
- Ruang lingkup pekerjaan
- Batasan pekerjaan (apa yang tidak mereka kerjakan)
- Deadline dan jam kerja
- Standar kualitas
- Breaktime vendor
- Kebutuhan teknis (daya listrik, ukuran panggung, layout venue)
Kesalahan umum pemula:
Hanya menjelaskan “Dekor warna gold ya, Kak.”
Padahal vendor butuh: tema, moodboard, ukuran backdrop, finishing, bahan, lighting pendukung.
🔗 Terkait: Checklist Persiapan Event
2. Gunakan Sistem Komunikasi yang Tertata (Bukan Chat Acak)
Profesional event tidak mengandalkan WA acak dan voice note panjang.
Gunakan 3 channel:
- WhatsApp → koordinasi cepat
- Google Docs/Notion → revisi & list pekerjaan
- Drive/Folder → file teknis dan konsep visual
Dengan cara ini, semua orang tahu versi terbaru dari dokumen yang digunakan.
3. Manajemen Revisi Harus Tertulis
Revisi lisan = bencana.
Vendor akan mengatakan, “Oh, saya kira tidak jadi diubah, Kak.”
Gunakan format revisi:
- Revisi ke-1 (tanggal)
- Catatan spesifik
- Visual sebelum & sesudah
- Deadline revisi
Ini melindungi Anda dari miskomunikasi, terutama menjelang event.
4. Ajukan Pertanyaan Validasi (Vendor Checkback Method)
Dalam dunia EO profesional, ada aturan tidak tertulis:
Apa yang Anda sampaikan harus diulang vendor sebagai bentuk konfirmasi.
Contoh pertanyaan validasi:
- “Boleh ulangi poin pekerjaan yang akan dibawa besok?”
- “Apa yang Anda butuhkan di venue jam 07.00?”
- “Sebelum deal, apakah ada pekerjaan yang belum termasuk?”
Teknik ini meminimalkan kesalahan fatal saat hari-H.
5. Bangun Relasi Tanpa Menghilangkan Profesionalitas
Vendor bukan robot.
Jika relasi baik, mereka jauh lebih kooperatif—misalnya meminjamkan kabel tambahan, setup lebih awal, atau memberikan opsi solusi saat terjadi masalah.
Tapi tetap jaga profesionalitas:
- Dokumen tertulis
- Jadwal jelas
- Pembayaran teratur
- Tidak minta “harga teman” yang merugikan vendor
Ini cara menjaga hubungan jangka panjang.
6. Lakukan Technical Meeting yang Terstruktur (Bukan Hanya Ketemu & Ngobrol)
Banyak pemula membuat TeMe seperti obrolan santai tanpa output.
TeMe profesional harus mencakup:
- Jadwal setup
- Akses masuk vendor
- Rute loading
- Power requirement
- Titik pemasangan dekor & lighting
- Risiko teknis (cuaca, daya, parkir)
Hasil TeMe dibuat dalam dokumen Minutes of Meeting (MoM).
🔗 Relevan: Manajemen Risiko Event
7. Dokumentasikan Setiap Perubahan di Hari-H
Event sering berubah di menit-menit terakhir.
Cara mencatat perubahan di lokasi:
- Foto sebelum-sesudah
- Catatan perubahan dengan jam
- Pesan tertulis kepada vendor
- Konfirmasi vendor setelah revisi selesai
Dokumentasi ini berguna untuk evaluasi dan menghindari perdebatan pembayaran.
8. Gunakan Bahasa yang Tegas, Bukan Kasar
Vendor butuh arahan yang jelas, bukan emosi.
Contoh kalimat profesional:
- ❌ “Ini kok salah sih?”
- ✔️ “Untuk bagian kiri, mohon diganti sesuai layout versi final.”
- ❌ “Cepat dong, dari tadi!”
- ✔️ “Bagian ini prioritas karena MC mulai jam 09.00.”
Komunikasi tegas membuat vendor merasa dihargai sekaligus tahu urgensinya.
9. Lakukan Evaluasi Setelah Event
Vendor yang baik harus diberi feedback.
Evaluasi mencakup:
- Ketepatan waktu
- Kualitas kerja
- Respons komunikasi
- Kesiapan teknis
- Inisiatif menyelesaikan masalah
Simpan catatan vendor untuk event berikutnya—ini bagian dari sistem EO profesional.
🔗 Terkait: Panduan Manajemen Peserta & Registrasi Event
Kesimpulan
Komunikasi dengan vendor bukan sekadar chat koordinasi, melainkan bagian dari strategi manajemen event.
Dengan SOP komunikasi yang rapi, revisi terstruktur, dan dokumentasi jelas, event berjalan lebih aman, hasil visual lebih sesuai harapan, dan hubungan jangka panjang dengan vendor bisa terbangun kuat. Untuk memahami event management Pekanbaru secara lengkap baca artikel sebelumnya.